Cómo preparar tu PDF para imprimir

Expórtalo a PDF desde tu programa

Un PDF guarda la página como la ves: las fuentes, los saltos de página y las imágenes van dentro del archivo. Un documento de Word, en cambio, se recoloca según el ordenador que lo abre, y una tabla que en tu portátil cabía en una página puede partirse en dos en otro.

Por eso lo mejor es que lo exportes tú, desde el programa en el que lo escribiste:

• Word: Archivo, Guardar como, y elige PDF en el tipo de archivo.
• LibreOffice: Archivo, Exportar como, Exportar a PDF.
• Google Docs: Archivo, Descargar, Documento PDF.
• Pages, en Mac: Archivo, Exportar a, PDF.

Comprueba que la página es A4

Lo normal es imprimir en A4, el tamaño de un folio. Para un cartel o un plano también puedes imprimir en A3. Al subir el PDF, el pedido mide sus páginas y te avisa si alguna es más grande que el papel que eliges.

El caso más común es el tamaño carta, el de Estados Unidos: es un poco más ancho que un A4 y algunos programas lo traen de serie. Si te sale el aviso, cambia el tamaño a A4 y vuelve a exportar. En Word está en Disposición, Tamaño; en Google Docs, en Archivo, Configuración de página.

Deja margen, y más en el lado de la espiral

Las impresoras de oficina no imprimen hasta el borde mismo de la hoja, y una espiral ocupa una franja del lado en el que va. Lo que esté pegado al borde puede cortarse o quedar debajo de los agujeros.

• Con los márgenes que traen Word o LibreOffice de serie, de 2 cm o más, no tienes que tocar nada.
• Si lo vas a encuadernar en espiral, deja al menos 2 cm en el lado de los agujeros.
• A doble cara, ese lado cambia en cada hoja: a la izquierda en las impares y a la derecha en las pares. En Word, los márgenes simétricos lo hacen solos.

Que las imágenes se vean bien en papel

Una imagen que se ve nítida en la pantalla puede salir borrosa en el papel, porque el papel necesita más detalle. Las imprentas piden 300 puntos por pulgada al tamaño en que se imprime la imagen.

• Usa la imagen original, no una captura de pantalla ni una miniatura descargada de internet.
• Word reduce las imágenes al guardar. Si una foto importa, ve a Archivo, Opciones, Avanzadas y marca «No comprimir las imágenes del archivo».
• Para comprobarlo, amplía el PDF al 200 %. Si ahí la imagen ya se ve borrosa, en papel también lo estará.

En blanco y negro, revisa los colores

En blanco y negro, cada color se imprime como un gris. Un texto amarillo, un subrayado claro o un fondo pálido pueden quedarse casi en blanco, y dos colores de un gráfico pueden salir con el mismo gris.

Para verlo antes, abre el PDF en Adobe Acrobat Reader, pulsa Imprimir y marca «Imprimir en escala de grises». La vista previa te enseña cómo saldrá. Si algo no se distingue, cambia ese color en el documento o pide ese archivo a color: la página en blanco y negro cuesta 0,017 € y la de color, 0,07 €. Todas las tarifas están en Precios.

Un archivo para cada encuadernación

Cada archivo del pedido se imprime y se encuaderna por separado, con su propia espiral. Si lo quieres todo en un solo volumen, júntalo en un único PDF antes de subirlo. Si prefieres varios tomos, como un temario de oposiciones por bloques, sepáralo en varios archivos.

• En Mac, Vista Previa une y separa PDF: arrastra las miniaturas de un archivo a otro.
• En Windows, casi cualquier editor de PDF gratuito lo hace. Mejor uno que funcione en tu ordenador: así tus apuntes no pasan por la web de otra empresa.
• Si solo quieres imprimir una parte, no hace falta cortar el PDF: en el pedido eliges las páginas, por ejemplo 1-5, 8.
• A doble cara, cada hoja lleva dos páginas. Si quieres que la portada o cada capítulo empiecen en una hoja nueva, comprueba que empiezan en una página impar y, si no, añade una página en blanco delante.

El último repaso, antes de subirlo

Abre el PDF final, el mismo que vas a subir, y pásalo entero una vez. Es la última ocasión de comprobar:

• que no falta ni sobra ninguna página, sobre todo páginas en blanco al final;
• que ninguna tabla ni ningún gráfico se corta entre dos páginas;
• que no pide una contraseña para abrirlo, porque así no lo podemos leer ni imprimir;
• que pesa menos de 100 MB. Si pesa más, comprímelo o divídelo en dos archivos.

Y después, súbelo

Con el PDF listo, pulsa «Haz tu pedido» y súbelo. El pedido cuenta las páginas, te avisa si algo no cuadra y te enseña el total con el envío antes de pagar. Somos una copistería online: lo imprimimos en Murcia y te lo enviamos a casa.

Si es tu trabajo de fin de grado, en imprimir el TFG tienes lo que suele pedir el tribunal. Y si dudas entre imprimirlo tú o pedirlo, hicimos la cuenta en imprimir en casa o en la copistería.